Primul an ca facilitator intern: ce se schimbă în rolul tău

Trei lucruri pe care un extern nu le are

Nu poate pleca

Un facilitator extern iese din clădire cu tot ce a auzit. Tu rămâi. Ceea ce înseamnă că fiecare participant face, involuntar, un calcul înainte să vorbească: ce se întâmplă cu asta luni, cine mai află, cum arăt eu în ochii tăi la următoarea evaluare.

Nu poți elimina calculul, dar poți să îl faci explicit. Cea mai utilă propoziție de la începutul unei sesiuni interne e cea care spune ce iese din cameră și ce nu, cine primește sinteza și în ce formă. Spusă o dată, verificată în practică de două ori, devine capitalul tău cel mai valoros.

Are deja o reputație

Intri în sală cu tot istoricul tău: cu cine ai lucrat bine, cu cine te-ai certat acum doi ani, ce funcție ai. Grupul te citește prin asta din primul minut, iar neutralitatea pe care o revendici nu convinge pe nimeni doar pentru că ai anunțat-o.

Ce funcționează e să o numești tu, înaintea altcuiva: „știu că am o poziție cunoscută pe subiectul ăsta, de aceea azi nu îmi spun părerea. Dacă vedeți că o strecor, opriți-mă." Sună riscant. E cea mai rapidă cale de a obține permisiunea de a conduce procesul.

Lucrează pentru cineva din cameră

Cea mai grea dintre cele trei. Când în sală e omul care îți semnează evaluarea, există lucruri pe care nu le poți spune, oricât de bine ai fi format. Asta ține de poziția ta în structură, nu de tine.

Cum arată primul an, realist

Lunile 1 până la 3: sesiuni mici, mize mici

Nu începe cu retreatul de strategie. Începe cu ședințe obișnuite ale echipei tale, de 60 de minute, pe subiecte pe care le-ai fi discutat oricum. Scopul în lunile astea e reflexul: să exersezi tăcerea după o întrebare, rundele în care vorbește toată lumea, scrisul înainte de discuție.

În perioada asta vei fi tentat să folosești metode complicate, pentru că sunt interesante. Rezistă. Trei formate simple, făcute bine de zece ori, valorează mai mult decât zece formate încercate o dată.

Lunile 4 până la 8: primul subiect care doare

Undeva aici apare prima sesiune cu tensiune reală. Doi oameni care nu se înțeleg, o decizie contestată, o schimbare pe care nu o vrea nimeni. E momentul în care se vede dacă ai construit destulă încredere în lunile dinainte.

Pregătește-te altfel decât până acum: vorbește cu participanții înainte, individual. Nu ca să afli cine are dreptate, ci ca să știi ce nu se poate spune în plen și de ce. Un facilitator intern care intră într-o sesiune grea fără conversațiile de dinainte se bazează pe noroc.

Lunile 9 până la 12: rolul devine o problemă de agendă

Dacă lucrurile merg bine, apare o problemă pe care nimeni nu o anticipează: ești chemat peste tot. Devii omul care salvează ședințele altora, iar propria muncă suferă. Aici mor cele mai multe roluri de facilitator intern, nu din lipsă de competență, ci din aritmetică.

Singura soluție care ține e să nu fii singurul. Trei sau patru oameni formați împreună își pot schimba sesiunile între ei, ceea ce rezolvă în același timp problema volumului și pe cea a ierarhiei.

Ce negociezi înainte de prima sesiune

• Timpul. O sesiune de trei ore înseamnă între cinci și opt ore de muncă, cu pregătirea și sinteza. Dacă nu e recunoscut nicăieri, va fi luat din serile tale până când te oprești.
• Confidențialitatea. Cine primește ce, în ce formă. Scris, aprobat de conducere, spus în cameră. Prima dată când cineva din conducere cere „ce a zis fiecare" e prea târziu să discuți principiul.
• Dreptul de a refuza. Trebuie să poți spune că o sesiune nu e potrivită pentru tine, fie pentru că e prea aproape de tine, fie pentru că decizia e deja luată. Fără dreptul ăsta, rolul devine o formă de a face schimbări impopulare să pară participative.
• Un loc unde să duci ce ai văzut. Un coleg din alt departament, un grup de practică, un mentor extern. Nu ca supervizare formală, ci ca să nu rămâi singurul om din organizație care știe toate lucrurile astea.

Un facilitator intern fără dreptul de a spune nu ajunge, încet, un instrument de comunicare internă.

De ce merită, totuși

Pentru că avantajul contextului e real și nimeni din afară nu îl poate cumpăra. Știi ce s-a mai încercat și de ce a eșuat, știi cine cu cine, știi ce înseamnă tăcerea aia de la minutul 20. Un extern află lucrurile astea în interviuri, parțial și târziu. Tu le ai deja.

Iar efectul asupra organizației se vede altfel decât în sesiuni: după un an cu doi sau trei facilitatori interni buni, ședințele obișnuite se schimbă singure, pentru că oamenii au văzut de destule ori cum arată altfel.

Cum construiești capacitatea asta pentru mai mulți oameni deodată e pe pagina Academiei de Facilitare, programul in-house. Dacă întrebarea ta e mai devreme, adică unde se termină facilitarea și începe altceva, harta granițelor e locul potrivit de pornit.